10 etapas simples para planejar uma conferência de sucesso
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10 etapas simples para planejar uma conferência de sucesso

  • Meu marido está planejando uma conferência agora e, ao mesmo tempo, estou começando a organizar um evento de um dia. Nós dois nos sentimos muito amedrontados, então pensei que seria útil para nós - e para outras pessoas - simplificar o processo em dez etapas simples.

    1. Determine o “Por quê”

    Sente-se com seus parceiros (se os tiver) e converse sobre o objetivo final da conferência. É para gerar receita? Proteger novos clientes? Conseguir publicidade? Mantenha essa meta em mente à medida que avança pelo restante da lista.

    2. Crie sua lista de desejos

    Em um mundo ideal, como seria sua conferência? Anote detalhes como localização, palestrantes, número e qualidade dos participantes, comida e atividades divertidas.

    3. Elabore um orçamento

    Como você pagará pelo seu evento? Investigue todos os recursos que você pode usar gratuitamente (como espaço doado) e o que você pode cobrar dos participantes para cobrir os custos e ainda obter lucro (se essa for uma meta). Faça uma planilha de orçamento listando os principais itens de custo de sua lista de desejos - aluguel de local, equipe, alto-falantes, refeições, sinalização, equipamento de áudio / visual, materiais impressos, brindes e extras divertidos. Não se esqueça de incluir os custos de marketing do evento, como um site, e construir uma reserva de 10 a 15 por cento no caso de as despesas ultrapassarem.

    4. Escolha de forma prática

    O custo obviamente será um fator na escolha de onde realizar o seu evento e quais serviços fornecer, mas a participação também será. Você deseja selecionar um local que esteja na mesma cidade que muitos participantes ou próximo a ela.

    Seu palestrante ideal pode ser Donald Trump, mas realisticamente você provavelmente precisa vá com uma opção menos cara. Um resort certamente é atraente, mas tem salas de reuniões e salas pessoais suficientes e os participantes vão gostar do local o suficiente para pagar um prêmio?

    Considere fazer uma votação com participantes de eventos anteriores como o seu para entender o que é mais importante ao comparecer tal conferência e faça seleções com base neste feedback.

    5. Trabalhe com fornecedores

    Comece a trabalhar com os prestadores de serviços dos itens de sua planilha de orçamento o mais cedo possível. Entenda o que será fornecido em cada caso e analise os contratos e as políticas de cancelamento com cuidado (por exemplo, você precisa saber se o hotel fornecerá equipamento A / V e suporte em suas salas de reuniões, ou se você mesmo precisa trazer isso) . Se você precisar de um fornecedor específico, recomendo verificar com o Convention and Visitors Bureau da cidade de destino.

    6. Encontre palestrantes

    Contate sua rede para identificar o (s) palestrante (s) que melhor o ajudarão a atingir os objetivos da conferência e que estejam dentro do seu orçamento (não peça nem espere que palestrantes profissionais apareçam livre). Reveja os vídeos de demonstração e converse com pessoas que já ouviram este palestrante. Ao se comunicar com um palestrante, forneça detalhes amplos para que ele possa personalizar seus comentários para o seu público e certifique-se de que você está por dentro dos preparativos de viagem e outras necessidades.

    7. Defina a agenda

    Elabore um cronograma detalhado para a sua conferência que começa cedo (8h é razoável) e termina cedo (16h). Agende uma mistura de palestrantes formais, workshops em pequenos grupos e tempo livre para networking. Planeje alimentar seus participantes a cada poucas horas, com uma refeição completa ou um lanche. Depois que a agenda do dia for concluída, considere oferecer um jantar em um restaurante próximo ou entretenimento local, como um passeio.

    8. Divulgue o seu evento

    Crie um logotipo e um esquema de cores para o seu evento e exiba-os no site do evento com inscrição online. Reúna suas tropas para espalhar a palavra por e-mail e comentários de convidados na mídia online direcionada ao seu público. Se apropriado, use os sites de listagem de eventos locais. Considere oferecer descontos para organizações que enviam mais de um participante.

    9. Planeje um “dia de” sem estresse

    Comunique-se ativamente com seus participantes e fornecedores com antecedência para que eles saibam onde estar e o que esperar. Obtenha suas informações de contato e certifique-se de que eles tenham as suas. Passeie pelas instalações antes do início da conferência para ter certeza de que sua equipe está pronta e tudo está funcionando bem. À medida que as coisas acabam e as faturas chegam, analise-as linha por linha para que você possa resolver as disputas na hora.

    10. Avalie seu evento

    Agora que você está pronto para entrar no ramo de planejamento de eventos em tempo integral, vamos ver o que você pode aprender da próxima vez. Peça aos seus participantes que preencham um formulário de avaliação em papel ou eletrônico e procurem comentários em comum.

    (Crédito da foto: no seminário via Shutterstock)