11 dicas simples para gerenciamento eficaz de e-mail
Produtividade

11 dicas simples para gerenciamento eficaz de e-mail

Quanto tempo você gasta gerenciando seus e-mails todos os dias? Uma hora? 30 minutos? Algumas horas? Talvez meio dia?

Embora o objetivo do e-mail seja facilitar a comunicação, suspeito que às vezes se torna uma ferramenta contraproducente porque passamos muito tempo gerenciando seus e-mails! Por exemplo, pense nestes casos:

  • Você às vezes continua clicando na sua caixa de entrada, embora tenha verificado apenas 5 minutos atrás?
  • Você gasta muito tempo gerenciar seus e-mails todos os dias, como pesquisar e-mails antigos, classificar, organizar e excluir e-mails antigos?
  • Você costuma priorizar os e-mails em vez de realmente fazer as coisas?
  • Há dias em que você passa mais tempo em sua caixa de entrada do que fazendo um trabalho adequado?

No final do dia, o e-mail é apenas uma ferramenta para você realizar suas tarefas. Abaixo estão 11 dicas para melhorar seu gerenciamento de e-mail:

1. Processe seu e-mail uma vez por dia

Mesmo que eu verifique meu e-mail várias vezes ao dia apenas para estar por dentro (no caso de algo estranho estar acontecendo, como meu site está caindo ou se houver um pedido urgente) , Eu não os processo imediatamente. Eu só faço isso uma vez por dia, no início do dia ou à noite.

Reserve um horário diário para processar seus e-mails. Se você não terminar no intervalo de tempo, continue no dia seguinte. Priorize os mais importantes e deixe o resto de lado. (Veja # 2).

Se você está em uma posição de nível de trabalho onde recebe muitos e-mails urgentes, você ainda pode colocar isso em prática. O objetivo é não deixar que o e-mail atropele sua vida. Lembre-se de que é uma ferramenta para ajudá-lo a fazer seu trabalho e não o trabalho em si.

2. Priorize e-mails de 20%; Adie os 80%

Nem todos os e-mails são iguais. Eu amo a regra 80/20 porque se aplica a todas as áreas de nossas vidas. Incluindo e-mails. A regra 80/20 é a ideia de que 20% das entradas são responsáveis ​​por 80% das saídas em qualquer situação. Portanto, para sermos eficazes, devemos nos concentrar em entradas de 20% que levam a saídas de 80%. Da mesma forma, devemos nos concentrar em e-mails de alto valor de 20% que levam à produção máxima.

Meus e-mails de 20% são os que me proporcionam o próximo avanço em meu trabalho. Eles podem ser solicitações de mídia, pontos de entrevista, oportunidades de networking, leads de negócios, oportunidades de palestras e outras coisas que levam aos meus objetivos de negócios de 20%. Meus e-mails de 20% também incluem pessoas que investiram em meu trabalho, como meus clientes de coaching 1-1, palestras e leitores que compraram meus cursos e produtos. Por último, mas não menos importante, as correspondências com meus bons amigos também caem aqui. Todo o resto vai para o e-mail de 80%.

Para os e-mails de 20%, dou a eles prioridade significativa. Normalmente respondo a eles imediatamente (especialmente se eles atenderem à regra de 1 minuto em # 9); se não, vou chegar até eles em 1-3 dias. Para 80% dos e-mails, demoro mais tempo para responder, às vezes nem respondo também (ver ponto 4).

3. Tenha uma pasta “Responder até XX dias”

Arquive os e-mails que precisam de sua resposta em uma pasta “Responder até XX dias”, onde XX é o dia da semana. Reservo 3 dias por semana para responder aos e-mails - ter, quinta e sáb. Dessa forma, não sou pressionado a responder imediatamente sempre que recebo o e-mail. Eu leio, reconheço mentalmente e penso sobre isso até chegar a hora de responder (uma média de 3-8 dias a partir do recebimento da correspondência).

4. Perceba que você não precisa responder a todos os e-mails

Apesar do que você pensa, você não precisa responder a todos os e-mails. Às vezes, nenhuma resposta após um determinado período de tempo pode ser considerada uma resposta em si mesma.

Eu recebo um grande volume de e-mails de leitores e, por um período de tempo, costumava responder a todos os e-mails que chegavam in. Não fez nada para mim. Eu passaria o dia inteiro apenas respondendo e-mails e, no final do dia, estaria exausto, incapaz de fazer qualquer trabalho real. E curiosamente, quase todos os e-mails que eu respondo para nunca obter uma resposta de qualquer tipo (nem mesmo um reconhecimento ou agradecimento), mesmo quando posto perguntas de acompanhamento para ajudá-los ainda mais. Suspeito que metade dos e-mails não são lidos e a outra metade são e-mails que as pessoas enviam por impulso e as respostas não importam muito. De qualquer forma, percebi que é muito mais eficaz usar o tempo em tarefas de alto valor, como trabalhar em produtos de alto valor e ricos em conteúdo, apoiar meus clientes de coaching 1-1, novos projetos e escrever novos artigos.

Não se estresse muito em responder a cada e-mail. Responda se ajudar, mas se os custos de resposta não superarem os benefícios, então talvez não valha a pena se preocupar com isso. Apenas deixe estar e as coisas se resolverão com o tempo.

5. Crie modelos de respostas se você costuma enviar respostas semelhantes

Se você olhar sua pasta de envio, provavelmente encontrará uma tendência nas respostas. Os e-mails que recebo em meu site geralmente podem ser classificados em uma das poucas categorias (1) e-mail de feedback / agradecimento (2) coaching 1-1 (3) solicitações de análises de livros / produtos (4) consultas orais (5) outros . Para (1) e (2), uso modelos que já escrevi anteriormente e que uso em minhas respostas. Ao responder, gostaria de personalizá-los de acordo com as necessidades do correio original. Isso me economizou muito tempo, em comparação com no passado, quando eu digitava e-mails do zero.

6. Leia apenas os e-mails que são relevantes

Eu me inscrevo em vários boletins informativos - como sobre fitness, autoajuda, blogs e negócios, mas não leio todos os e-mails que eles enviam. Eu também não os excluo, porque sei que eles têm informações valiosas. Em vez disso, defino o gmail para arquivá-los automaticamente em diferentes rótulos (pastas). Os e-mails do blog são arquivados na pasta de blog, os e-mails de fitness são arquivados na pasta de saúde e boa forma e assim por diante. No momento, tenho cerca de 30 pastas. Eu só os leio quando quero obter mais informações sobre o assunto.

Você não precisa ler todos os e-mails que chegam. Escolha e selecione o que é relevante para você.

7. Estruture seus e-mails em categorias

Pastas (ou rótulos, se você usar o gmail) estão lá para ajudá-lo a organizar seus e-mails.

Em primeiro lugar, use um sistema de nomenclatura relevante para o que você está fazendo. Se suas maiores prioridades agora são, digamos, (1) escrever um livro e (2) perder peso, nomeie assim suas pastas.

Em segundo lugar, use a estrutura de hierarquia. As pastas de primeiro nível são para as categorias grandes e as pastas de segundo nível são para as subcategorias e assim por diante. Por exemplo, tenho “Admin” como pasta de primeiro nível e “Back-Up”, “Contabilidade”, “Contas”, etc. como pastas de segundo nível. Se necessário, tenho pastas de terceiro nível para segmentá-las ainda mais. O Gmail tem um complemento que permite usar rótulos de camadas diferentes (Configurações> Labs> Rótulos aninhados)

Usar filtros (nº 8) para organizar automaticamente os e-mails em pastas faz maravilhas.

8 Use filtros

Filtros são ferramentas que ajudam a classificar o e-mail automaticamente quando ele chega em seu e-mail. Há 2 coisas básicas necessárias para um filtro - (1) O termo a ser procurado (2) Ação a ser aplicada se o termo for compatível. A partir de agora, meu gmail tem cerca de 20 filtros diferentes configurados para diferentes endereços de e-mail, títulos de assunto, corpo de texto e tudo o mais. Dependendo do filtro, o e-mail será classificado automaticamente em uma respectiva pasta / arquivado. Isso minimiza a quantidade de ações administrativas que preciso realizar.

Aqui está meu tutorial em vídeo compartilhando como configuro meus filtros de e-mail para atingir a caixa de entrada zero: 3 dicas simples para atingir a caixa de entrada zero usando filtros de e-mail [Tutorial em vídeo]

9. Use a regra de 1 minuto ao responder

Se levar dentro de 1 minuto para responder, responda imediatamente e arquive-o. Não o deixe ficar na sua caixa de correio por muito tempo. Vai exigir ainda mais esforço deixá-lo pairar em sua mente e ser constantemente lembrado de que você precisa responder. Apenas certifique-se de manter o intervalo de tempo de 1 minuto ao responder para que não demore mais do que o necessário. Isso me ajuda a limpar um grande lote de correspondência em um curto espaço de tempo.

10. Defina um limite para o tempo que você passa na caixa de entrada

Além da regra de 1 minuto, limite o tempo total que você gasta na sua caixa de entrada. A próxima vez que você verificar seu e-mail, verifique seu tempo. Veja quanto tempo você leva para processar, ler, responder e classificar seus e-mails. Em seguida, pergunte-se quanto desse tempo é bem gasto. É bem provável que a maior parte disso não tenha absolutamente nenhum propósito.

Às vezes, você receberá e-mails alarmantemente longos. Para esses e-mails, verifique se há algo relevante para você e processe-os de acordo. Responda se necessário (e use a regra de 1 minuto); arquive-o se não planeja responder. Se você vai responder, não sinta a necessidade de reverter com um e-mail longo só porque a pessoa escreveu um e-mail longo. A última coisa que você deseja é uma troca de redações por e-mail, o que, inadvertidamente, resultará em você cair em um buraco negro de e-mail. Faça login em sua caixa de entrada, faça o que você precisa fazer e saia em seguida.

11. (Ruthlessly) Cancele a assinatura de coisas que você não lê

Em sua navegação pela web, você provavelmente se inscreveu para uma parte justa de boletins informativos e feeds por impulso, nos quais você perde o interesse depois. Se você estiver excluindo repetidamente o e-mail de suas assinaturas, é uma indicação de que você deve apenas cancelar a assinatura imediatamente.

Obtenha a versão do manifesto deste artigo: [Manifesto] 11 dicas para gerenciamento eficaz de e-mail

Artigo original: 11 dicas simples para um gerenciamento de e-mail eficaz | Excelência pessoal

Crédito da foto em destaque: empresária desenhando um envelope de e-mail via shutterstock.com