14 modelos de gerenciamento de tempo para ajudá-lo a se organizar
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14 modelos de gerenciamento de tempo para ajudá-lo a se organizar

Gerenciamento do tempo é a habilidade que desbloqueia todas as outras habilidades. Além disso, se você quiser progredir melhor, o gerenciamento do tempo ajudará. Se você deseja um melhor equilíbrio entre trabalho ou vida, a gestão do tempo é a resposta. Se você quer se sentir menos sobrecarregado e mais no controle, administrar melhor o seu tempo é a resposta. No centro de um gerenciamento de tempo mais eficaz está um sistema de gerenciamento de tempo e, como suporte, um conjunto de listas. Esses modelos de gerenciamento de tempo podem ajudá-lo a criar essas listas.

Se seu melhor amigo fosse usar seu sistema de gerenciamento de tempo, o que ele diria?

Lendo este artigo, você provavelmente se encaixará em um dos 3 grupos;

  • Aqueles em negação - 'Estou tão ocupado que não tenho tempo para melhorar meu gerenciamento de tempo.'
  • Aqueles que estão na ignorância - 'Meu sistema de gerenciamento de tempo está funcionando bem há 15 anos'.
  • Aqueles que precisam - 'Se isso pode ajudar, vou tentar porque eu tenho certeza que posso fazer algumas melhorias. '

Apelando para o grupo' Aqueles que precisam ', esses modelos de gerenciamento de tempo ajudarão. São simples, práticos e podem ser usados ​​imediatamente. Se você tivesse tempo, teria criado modelos semelhantes. É difícil quando você está nas trincheiras.

Minha paixão é ajudar os outros e, sendo um estudante e instrutor ávido de gerenciamento do tempo por 14 anos, queria compartilhar um pouco do que aprendi. Aprendeu da maneira mais difícil, então você não precisa.

Como usar cada um dos 14 modelos de gerenciamento de tempo

Os modelos são projetados na ordem de como eles precisam ser usados. A primeira é a mais difícil, Principais áreas de resultado (KRA) e, em seguida, torna-se cada vez mais fácil. Por exemplo, a ‘Lista de tarefas diárias’, a ‘Lista de projetos’ e a ‘Avaliação semanal’.

1. Principais áreas de resultado Modelo de gerenciamento de tempo

Imagine o time de futebol que você torce ou, se não tiver um, o time de um amigo ou apenas um de você ouvi falar. O meu é Oxford United (deixa o abuso gentil!). O KPI (Indicador Chave de Desempenho) da Oxford United provavelmente vencerá a liga. Esta é uma meta de equipe que todos na equipe almejam alcançar. Este alvo não é para um indivíduo. O Oxford United pode ganhar o campeonato, mas todos os jogadores 'puxaram seu peso'? É aqui que os KRAs são importantes. Uma área de resultados chave (KRA) é um alvo individual. A ideia é que, se cada pessoa trabalhar para atingir seu KRA, a equipe deverá atingir seu KPI. Voltando ao nosso time de futebol, o KRA do goleiro pode ser uma "ficha limpa". O KRA do atacante deve marcar um gol por jogo, e o KRA do defensor deve ganhar 80% dos tackles. Qual é o seu KRA?

Ação: complete seu KRA usando o modelo de gerenciamento de tempo nº 1 para que você saiba porque está na folha de pagamento - KRA.

2. Lista de tarefas diárias Modelo de gerenciamento de tempo

Este modelo de gerenciamento de tempo é o mais fácil de entender porque requer apenas uma lista do que você fará a cada dia. O desafio é que muitas pessoas escrevem uma lista contínua de tarefas e não uma lista de tarefas para cada dia. Ter uma lista de tarefas a cada dia concentra a mente. Se você não tem uma lista de tarefas a cada dia, duas coisas tendem a acontecer. Primeiro, você ficará preso em sua caixa de entrada de e-mail, porque isso nos faz pensar que estamos trabalhando muito e, portanto, "ocupados". Em segundo lugar, outra pessoa vai preencher o seu dia com tarefas, se você não tiver escolhido as tarefas sozinho. Essas tarefas podem vir na forma de e-mails, uma solicitação do chefe ou ações que você recebe em uma reunião. ‘Tenha um plano a cada dia ou alguém terá um para você’. A Daily To Do List é a base de todo sistema de gerenciamento de tempo. Use este modelo todos os dias.

Ação: complete uma lista do que você fará amanhã usando o modelo de gerenciamento de tempo nº 2 para que você tenha seu plano - The Daily To Faça a lista.

3. Lista de projetos Modelo de gerenciamento de tempo

Muito poucas pessoas têm uma Lista de projetos "viva e viva". Alguns têm um, mas ele foi escrito uma vez e não foi atualizado desde então. Uma Lista de Projetos é um meio de saber quais são as grandes coisas. Essas coisas que farão o maior impacto positivo em nossos KRAs. É a conexão entre a Lista de tarefas diárias e o motivo de você estar na folha de pagamento, que são as principais áreas de resultado. Por ter uma Lista de Projetos, você tem transparência das coisas grandes e importantes. A pesquisa nos diz que cada pessoa tem entre 50 e 70 projetos em andamento ao mesmo tempo (casa e trabalho). Este modelo pede apenas 14.

Ação: complete uma lista de projetos nos quais você está trabalhando usando o modelo de gerenciamento de tempo # 3 para acompanhar o 'grande stuff '- A Lista de Projetos.

4. Ações da reunião Modelo de gerenciamento de tempo

As reuniões são o mal necessário para qualquer trabalhador do conhecimento. Não podemos fugir deles. Eles parecem estar onde as horas se perdem e nada é alcançado. Uma das principais razões para isso é que as ações não são capturadas ou não são capturadas o suficiente para fazer algo substancial acontecer. É claro que cumprir os objetivos, os participantes certos, o foco, etc., também são razões válidas. Este modelo começa com a captura das ações. Isso ocorre porque, tendo ações claras capturadas, as pessoas não terão espaço para se contorcer dizendo, 'Eu pensei que ele estava fazendo isso', 'O que essa ação significava?', Ou 'Eu só consegui as ações ontem. A reunião 2 semanas atrás '.

Ação: Complete o modelo de gerenciamento de tempo # 4 para que você possa aumentar a probabilidade de as ações serem concluídas - Ações da reunião.

_## 5. Esperando pela lista Modelo de gerenciamento de tempo

Você delega para as pessoas. Pessoas acima. Pessoas abaixo. Pessoas ao lado. Como você controla quem pediu para fazer o quê e quando? Uma lista de espera ajuda você a manter o controle. Este modelo fornece um lugar para estacionar o que você pediu para ser feito, de modo que você não continue perseguindo a pessoa e para que ela seja clara quando você deseja que a tarefa seja concluída. E para que, claro, você não esqueça. A chave para uma lista de espera bem-sucedida é avaliá-la. Isso pode acontecer todos os dias, embora seja uma nova peça em seu sistema de gerenciamento de tempo. 'Mais adiante', pode ser apenas no início e no final da semana, à medida que você se sentir confortável usando este modelo.

Ação: Conclua um Waiting For usando o modelo de gerenciamento de tempo # 5 para que você esteja no controle do que delegou - Lista de Waiting For.

## 6. Lista de distração **Modelo de gerenciamento de tempo

Um dos maiores desafios do gerenciamento de tempo, especialmente em um escritório de plano aberto, é iniciar uma tarefa e concluí-la. Os alunos do nosso curso de treinamento de gerenciamento do tempo nos dizem que essa é a razão pela qual sentem que não realizam nada. Parte da razão para isso é que os trabalhadores do conhecimento precisam fazer malabarismos com muitas bolas. Em parte é porque procrastinamos porque não "gostamos de uma tarefa". Principalmente porque eles não têm uma forma estruturada de lidar com pensamentos errantes. Uma ‘Lista de distração’ é um modelo simples que você manteria em sua mesa. Então, quando você se concentra em uma tarefa e os pensamentos vêm à sua mente, você os escreve, tira-os da cabeça, permitindo que você volte à tarefa em mãos. Mais de 50% do tempo é adicionado a uma tarefa ao não iniciá-la e concluí-la de uma vez. Imprima e mantenha este modelo em sua mesa ou mantenha-o aberto na tela.

Ação: Complete o modelo de gerenciamento de tempo da Lista de distração nº 6 para que você possa se concentrar em completar uma tarefa do início ao fim - Lista de distração.

7. Metas semanais Modelo de gerenciamento de tempo

Imagine uma equipe de vendas sem objetivo de vendas ou a equipe de futebol do Oxford United saindo para jogar todos os sábados "apenas para se divertir". O mesmo ocorre com o gerenciamento do tempo. Você provavelmente tem metas (KPI's e KRAs) para o ano ou trimestre. Esses modelos desafiam você a ter metas para a semana. No início da semana, este modelo pergunta: "Se você olhasse para esta semana, o que você ficaria satisfeito em ter alcançado?". Ao escrever nossas metas para a semana, isso nos ajuda a nos concentrar no que é importante, pois ficamos "presos nas trincheiras" de e-mails, telefonemas e reuniões. O ideal é que as metas semanais tenham um impacto positivo nos projetos prioritários, que por sua vez têm um impacto nos seus KRAs, que têm um impacto nos KPIs. Se isso acontecer, você tem uma rede de elos de aço passando por sua gestão de tempo, mantendo-a conectada e forte.

Ação: conclua suas metas semanais para esta semana para que você identificou o que deseja alcançar usando o modelo de gerenciamento de tempo nº 7 - Metas semanais.

8. Avaliação semanal Modelo de gerenciamento de tempo

No início da semana, você completou o modelo de "Metas semanais" com as 7 coisas que deseja alcançar naquela semana. No final da semana, faz sentido ver como você se saiu. O modelo de avaliação semanal pergunta se você atingiu essas metas semanais com uma ferramenta simples chamada ‘PMI’ - Positivo, Menos e Interessante. No final da semana, você escreve 3 coisas que foram positivas sobre a semana, 3 coisas que foram menos ou não tão boas sobre a semana e 3 coisas que foram interessantes sobre a semana. Por exemplo, ‘P: Excelente reunião com o novo cliente ABC’, ‘M: Apenas alcancei 4 de 7 objetivos’ e ‘I: Dois de minha equipe estão doentes’ A última caixa solicita que você execute uma ação de gerenciamento de tempo após avaliar sua semana, por exemplo, ‘Vou programar em minha agenda 1 hora por semana para o projeto XYZ.’

Ação: complete a Avaliação Semanal para saber se alcançou suas Metas Semanais usando o modelo de gerenciamento de tempo nº 8 - Avaliação Semanal.

9. Metas mensais Modelo de gerenciamento de tempo

Semelhante a "Metas semanais". Este modelo solicita que você escreva as grandes coisas que deseja alcançar naquele mês.

10. Avaliação mensal Modelo de gerenciamento de tempo

O modelo de gerenciamento de tempo 'Avaliação mensal' pede que você avalie as metas que você escreveu no modelo de 'Metas mensais'.

11. Metas anuais Modelo de gerenciamento de tempo

O modelo de "Metas anuais" completa a série de metas; Semanalmente, mensalmente e, em seguida, anual. O desafio de definir metas anuais é torná-las grandes o suficiente para garantir que sejam uma meta anual, mas não muito grande a ponto de serem "metas de vida". Os objetivos de vida não são discutidos nesses modelos.

12. Avaliação anual Modelo de gerenciamento de tempo

Concluída em janeiro, a ‘Avaliação anual’ é sobre olhar para o ano passado. Identificar o que funcionou, o que não funcionou e a lição aprendida para escrever as metas anuais do próximo ano.

13. Algum dia talvez lista Modelo de gerenciamento de tempo

Este modelo é essencial para alcançar uma das principais mentalidades de um gerenciador de tempo eficaz. A mentalidade é melhor resumida pela frase: "As pessoas mais bem-sucedidas são aquelas com cabeças vazias". A Daily To Do List e a Projects List são ótimos modelos para gerenciar nossas tarefas imediatas e grandes. A Lista Some Day May Be é um lugar para colocar todas as coisas que você deseja fazer, mas elas simplesmente não são urgentes ou importantes agora. Alguns exemplos podem ser, 'Arquivamento de todos os documentos domésticos', 'Obter uma pensão', 'Redigir um plano de sucessão para a empresa'.

Ação: Conclua o Lista Some Day Maybe para que você tenha um lugar para colocar 'todo o resto' usando o modelo de gerenciamento de tempo # 13 - Lista Some Day Maybe.

14. Gerenciamento de tempo do projeto **Modelo

O trabalhador médio do conhecimento gerencia projetos e, se for honesto consigo mesmo, sua experiência em gerenciar projetos é exatamente o que ele aprendeu por conta própria. Eles podem ter ouvido falar de grandes projetos de TI gerenciados com gráficos de Gantt ou qualificações como Prince2. No entanto, eles anseiam por algo simples que lhes dê controle sem ser muito complicado de usar. Este modelo de uma página ajuda você a gerenciar melhor seus projetos importantes, preparando-se melhor e evitando os principais motivos pelos quais os projetos falham.

Ação: Preencha o Modelo de gerenciamento de tempo do projeto nº 14 para se preparar melhor para projetos importantes e mantê-los no caminho certo - Modelo de projeto.

Baixe e use esses modelos de gerenciamento de tempo

Baixe esses 14 modelos de gerenciamento de tempo para usar com uma caneta e papel.

Baixe esses 14 modelos de gerenciamento de tempo para preencher na tela.

Comece incorporando um desses modelos em seu sistema de gerenciamento de tempo. Em seguida, outra uma semana depois, até que você esteja usando o modelo habitualmente. Demora 21 vezes para formar um hábito. Agora você pode ficar mais organizado. Boa sorte!

Crédito da foto em destaque: Sonovate via sonovate.com

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