Como escrever um e-mail que não será ignorado
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Como escrever um e-mail que não será ignorado

Hoje, o e-mail é uma das principais formas de comunicação que temos entre nós. Infelizmente, às vezes enviamos um e-mail importante e esperamos pacientemente por uma resposta que nunca chega. Parece que ele viajou para o buraco negro dos e-mails!

Para garantir que seus e-mails não sejam engolidos pelo buraco negro, existem algumas regras básicas a seguir em relação ao que incluir e utilizar no seu e-mail - e o que deixar de fora! Aqui estão eles:

Mantenha o corpo curto

Em primeiro lugar, o corpo do e-mail…

O corpo é o que será lido, ou talvez deslizado sobre. Você espera que cada palavra seja lida; no entanto, se seus e-mails se parecem mais com romances, então pode não ser o caso. Mantenha o corpo curto. Curto é relativo, e devemos definir isso: três a cinco sentenças é o máximo.

Por que você precisa manter o corpo curto?

Qualquer coisa mais do que isso começa a parecer carente, especialmente se você não conhece o destinatário. A carência é um desvio imediato para as pessoas. Uma vez que seu cérebro detecta qualquer tipo de necessidade, ele entra em modo de sobrevivência. Oren Klaff, autor de best-sellers do New York Times, descreve isso da melhor maneira: “Expor sua necessidade a outra pessoa a deixa com medo.”

Escreva com uma voz natural

Escreva como você mesmo. Não use uma linguagem que as pessoas não entendam. Mostre ao destinatário que você é uma pessoa real que está escrevendo este e-mail e não um robô programado para escrever.

Isso também vale para a saudação do e-mail. Não caia na armadilha de escrever “Prezado Senhor ou Senhora”. Reserve um tempo para descobrir o nome do destinatário. Use “Olá” ou “Olá” se conhecer a pessoa; “Ei” pode até ser aceitável em relações de trabalho muito informais.

Inclua o ne call to action

Observe o < forte> um aqui. Quanto mais itens você pedir, mais você parecerá carente. A chamada à ação é essencialmente você pedindo ao destinatário algo que você deseja que ele faça. Peça uma reunião ou um telefonema. Ou café na quarta-feira. Mas não peça vários itens, como "Podemos agendar uma reunião para terça-feira de manhã no telefone e você pode editar meu último livro?" Isso exige muito de um e-mail! O objetivo é fazer com que o e-mail seja lido e receber uma resposta - não para alguém clicar no botão de exclusão.

Fechando seus e-mails

Escreva palavras como “Atenciosamente”, “Saudações , ”“ Saudações calorosas ”ou“ Obrigado. ” O objetivo aqui é mostrar que isso não é automatizado. Escrever “Atenciosamente,” “Atenciosamente,” etc., grita ao destinatário que o e-mail é automatizado ou que é um e-mail geral e impessoal.

Linha de assunto do e-mail

Isto é uma das coisas mais importantes quando se trata de dar uma olhada ou ler seu e-mail. Linhas de assunto personalizadas fazem maravilhas: por exemplo, “John Smith sugeriu que eu entrasse em contato com você.”

Crie intriga e utilidade nas linhas de assunto. Chris Brogan, CEO da Human Business Works e outro autor de best-sellers do New York Times, também tem algumas linhas de assunto excelentes, incluindo:

  • SIM OU NÃO: _______
  • 2 MINUTOS PARA LER: __ (e o assunto, resumidamente)
  • PRECISA DE SUA DECISÃO
  • PROPOSTA DE PLANO DE JANTAR
  • POR FAVOR, ENVIE A CARTA DO HANSCOM

Juntando todas as peças. Aqui está um exemplo de e-mail:

Assunto: 2 MINUTOS PARA LER: PARABÉNS NO LIVRO

Olá Jéssica,

Parabéns pelo livro recém-publicado. Sou um autor de primeira viagem e estou realmente surpreso com seu sucesso. Gostei do tema de seu último livro, mergulhando em suas aventuras de viagem na Espanha, pois também vivi lá e posso contar. Qual é um conselho que você daria a um escritor iniciante?

Saúde,

Bobbi

Os e-mails são usados ​​todos os dias, mas o número de e-mails ler totalmente está diminuindo. Certifique-se de que o seu chegue ao topo da pilha e, em seguida, leia e responda, seguindo estas dicas simples.