Como fazer boas anotações no trabalho: 6 maneiras eficazes
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Como fazer boas anotações no trabalho: 6 maneiras eficazes

É importante ser capaz de fazer boas anotações porque essas anotações podem se tornar suas inspirações e ideias mais tarde. Se suas anotações estiverem confusas, talvez você não consiga apenas lembrar o que aprendeu.

O autor Tim Ferriss tem suas estantes inteiras contendo nada além de cadernos cheios de seus rabiscos diários. Sem medir as palavras, o guru da auto-otimização escreveu certa vez: [1]

“Eu faço anotações como algumas pessoas usam drogas.”

O fundador do Virgin Group, Richard Branson, é outro ávido anotador: [2]

“Algumas das empresas de maior sucesso da Virgin nasceram de momentos aleatórios - se não tivéssemos aberto nossos cadernos, eles nunca teriam acontecido.”

Na faculdade, havia uma ênfase tão forte em fazer anotações eficazes - ainda tenho algumas pilhas de meus próprios cadernos de espiral, cheios de anotações de aula rabiscadas furiosamente. Assim que embarcamos em nossas carreiras profissionais, no entanto, muitos de nós perdemos esse hábito. Mas manter um registro escrito de todos os novos conteúdos - durante reuniões, brainstorms e durante a leitura - continua sendo uma ferramenta essencial de produtividade e aprendizagem.

Como CEO da minha própria empresa, raramente sou pego sem um bloco de notas. O tempo é meu recurso mais precioso e fazer anotações me permite extrair o máximo valor de como escolho gastar o meu. Também sinaliza para meus funcionários fazerem o mesmo.

Se você está se perguntando como otimizar esse hábito simples, aqui estão algumas dicas de especialistas sobre como fazer boas anotações.

1. Seja tradicional - e use suas próprias palavras

Como a galinha ou o ovo, é uma questão fundamental: devo usar um caderno de papel ou um aplicativo de anotações digital?

Escrevendo para a Harvard Business Review, Alexandra Samuel defende fortemente as anotações digitais. Ela argumenta que fazer anotações com um aplicativo como o Evernote é o uso mais eficiente do tempo e torna a recuperação posterior rápida e fácil. [3]

Porém, nem todos concordam. De acordo com Maggy McGloin, outra contribuidora da Harvard Business Review, a pesquisa descobriu que fazer anotações analógicas traz benefícios concretos. Em um estudo, os pesquisadores descobriram que os anotadores digitais faziam anotações "semelhantes a transcrições" mais longas, em comparação com os escritores, e se saíam significativamente pior em questões conceituais posteriores. [4]

Mesmo quando os participantes eram explicitamente instruídos a não fazer anotações na íntegra, os digitadores continuaram a escrever de maneira “semelhante à transcrição”. Enquanto a digitação incentiva a transcrição sem sentido, a escrita à mão nos leva a criar notas mais sucintas e destilar informações para maior compreensão.

Usar um laptop ou tablet também permite que você tenha mais distrações, como verificar seu feed do Twitter ou ver o que está novo no Facebook. Surpreendentemente, a navegação na web de uma pessoa pode afetar negativamente o aprendizado de seus vizinhos. Em um estudo, os alunos participantes que podiam ver a tela de um laptop multitarefa - neste caso, ver os horários dos filmes - pontuaram 17% mais baixo em testes de compreensão do que os alunos que não tiveram essa distração. [5]

Pessoalmente, sou um usuário de notebook analógico - acho muito mais fácil me concentrar e isso me força a traduzir as informações em minhas próprias abreviações. Outros anotadores da velha escola incluem Bill Gates, que prefere um caderno amarelo, e George Lucas, que carrega um caderno de bolso.

Mas mesmo que você não possa se separar de seu laptop ou tablet, evite transcrever literalmente. Pratique não apenas ouvir, mas processar o que está sendo dito e usar suas próprias palavras.

2. Seja meticuloso com a estrutura

Outra questão a considerar antes de anotar qualquer coisa: como estruturar suas notas. Utilizar um método de organização consistente é a chave para consultar suas notas posteriormente.

O Journal of Reading comparou métodos diferentes e descobriu que as notas estruturadas de forma mais rigorosa - com ordenação hierárquica e numeradas subseções - pontuação mais alta em termos de qualidade e precisão. O segundo melhor foi um método de duas colunas, em que os escritores usavam a coluna da esquerda para novas informações e a coluna da direita para pontos de acompanhamento e temas-chave. [6]

Tim Ferriss jura pela indexação, o que envolve numerar manualmente as páginas de um livro ou bloco de notas e criar um índice de tópicos rápido e fácil de digitalizar na capa ou contracapa.

Maria Popova, criadora do popular Brainpickings.org, abre caminho muitos livros a cada semana e incorpora seu aprendizado em postagens diárias de blog.

Ela é capaz de entender o conceito de um livro inteiro em uma velocidade vertiginosa usando um método de indexação. Conforme explicado a Tim Ferriss, Popova cria um índice alternativo na última página (normalmente em branco), onde ela anota ideias importantes enquanto lê. Ao lado dessas ideias, ela listará as páginas em que elas aparecem. Então, Popova usa essas notas analógicas, com base em ideias em vez de palavras-chave, para sintetizar um livro quando ela estiver pronta para escrever sobre ele. [7]

Eu uso o máximo de técnicas organizacionais que posso - indexação, títulos, numeração e marcadores. Também deixo uma margem para minhas perguntas, observações e etapas de ação - o que leva à minha próxima estratégia.

3. Anote suas perguntas e ideias

Seja qual for a estrutura que você escolher, sempre deixe espaço para suas reflexões pessoais. O CEO Global Coach Sabina Nawaz recomenda o uso de margens amplas, onde você pode anotar "suas idéias, julgamentos, refutações e perguntas para cada um dos pontos que você anotou." Nawaz explica, [8]

“Ao marcá-los de lado, você separa seus próprios pensamentos do que os outros dizem.”

Essa técnica não só o força a se envolver continuamente com e analise as informações que você está recebendo - auxiliando no aprendizado e na compreensão, ao invés da transcrição mecânica - também permite que você organize futuras perguntas de acompanhamento e cursos de ação.

Como Assim que termino uma reunião ou conferência, eu reviso minhas margens e me envio por e-mail uma lista com as próximas etapas - como um e-mail para rascunhar, um compromisso a fazer ou inspiração para escrever um artigo. Assim, certifico-me de traduzir novas ideias em planos viáveis.

4. Registre o comportamento não verbal

Um colega diz a você: “Estamos prontos para compartilhar nosso novo produto com a empresa na próxima semana.” Mas sua linguagem corporal - inquietação nervosa e um olhar preocupado - não está transmitindo muita confiança. Nessa situação, anote suas observações e faça questão de trazê-las à tona mais tarde.

“Ei, Neil, você disse que estava pronto antes, mas eu queria saber se gostaria de fazer a apresentação por mim e elimine quaisquer torções. ”

Comunicamos muito com comportamentos não-verbais, incluindo nossa linguagem corporal, comportamento e afeto. De acordo com Patti Wood, especialista em linguagem corporal e autora de Snap: Tirando o máximo das primeiras impressões, linguagem corporal e carisma , em uma interação cara a cara com apenas uma pessoa, você pode trocar até 10.000 pistas não-verbais em menos de um minuto - provavelmente mais do que nossas palavras sozinhas. [9]

Às vezes, o que não é dito é tão valioso quanto o que é. Por exemplo, se eu fizer uma apresentação e receber grilos quando faço perguntas, isso pode indicar que fiz um excelente trabalho. Mas também pode significar que meus colegas não estão dispostos a desafiar minha perspectiva. E, como já escrevi, o conflito saudável é essencial para o crescimento e a inovação de uma organização.

O comportamento não verbal pode revelar um problema que precisa ser resolvido imediatamente. Investir um pouco mais para registrar e abordar essas observações pode economizar tempo no futuro.

5. Revise mais tarde

Fazer anotações tem duas funções: organizar e armazenar novo conteúdo e codificar cognitivamente esse conteúdo. Em outras palavras, é um meio de armazenar e aprender novas informações. [10] Essa função de armazenamento físico é inútil, a menos que você realmente revise suas anotações mais tarde e reflita sobre o que escreveu.

A pesquisa sobre o desempenho do aluno no teste destaca a importância da revisão. Um estudo dos anos 80 que foi publicado no Jornal de Ensino de Psicologia descobriu que os alunos cometiam erros nos exames não porque haviam feito anotações ruins, mas porque não as liam de antemão. [11]

Embora você provavelmente já tenha passado dos dias estudando para os exames, relembrar o que você aprendeu é tão, se não mais importante, para sua carreira - porque não vale mais a pena esqueça as novas informações no momento em que terminarmos de ser testados.

Como escreve Richard Branson: [12]

“Não faça anotações apenas pelo fato de fazer anotações, analise suas ideias e transforme-as em metas viáveis ​​e mensuráveis. ”

É por isso que eu reservo um tempo na minha agenda pelo menos uma vez por semana para ler minhas anotações - de reuniões, conferências, ligações, etc. isto. Como CEO, raramente há um momento no meu dia que não tenha resultado em algumas ideias anotadas.

6. Prepare anotações também antes das reuniões

Um último conselho: nunca entre em uma reunião de mãos vazias. Para maximizar a eficiência, sempre prepare anotações com antecedência, incluindo material para cobrir, perguntas e itens de ação.

Ninguém exemplifica isso melhor do que a diretora de operações do Facebook, Sheryl Sandberg. Em um perfil da Fortune, Miguel Helft escreve: [13]

“Seus dias são uma enxurrada de reuniões que ela dirige com a ajuda de um caderno espiralado decididamente não digital. Nele, ela mantém listas de pontos de discussão e itens de ação. Ela os risca um por um e, uma vez que cada item de uma página é verificado, ela rasga a página e passa para a próxima. Se cada item for concluído em 10 minutos em uma reunião de uma hora, a reunião acabou. ”

Esse pode ser o único tipo de anotação que você não precisa manter para revisão posterior (a menos que grave mais anotações na mesma página).

Juntas, essas estratégias de anotações podem ajudá-lo a organizar reuniões e agilizar seu dia de trabalho.

Mais dicas para fazer anotações

  • Como fazer anotações: três técnicas eficazes de anotações
  • Como organizar anotações e parar de se sentir disperso
  • Como usar anotações adesivas para uma leitura e aprendizagem mais produtivas

Crédito da foto em destaque: Kaleidico via unsplash.com

Referência

[1]

^

The Tim Ferriss Show: Como fazer anotações como um Alpha-Geek

[2]

^

Virgin: tome nota, é hora de fazer anotações

[3]

^

Harvard Business Review: Prezado Colega, Abaixe o Notebook

[4]

^

Harvard Business Review: O que você perde quando faz anotações em seu laptop

[5]

^

Harvard GSE: Para Anotações, baixa tecnologia geralmente é melhor

[6]

^

O Atlântico: como se tornar uma nota magistral -Tornador: 8 lições de pesquisa

[7]

^

The Tim Ferriss Show: Maria Popova on Writing , Fluxo de trabalho e soluções alternativas

[8]

^

Harvard Business Review: torne-se um ouvinte melhor fazendo anotações

[9]

^

Forbes: 10 pistas não verbais que transmitem confiança no trabalho

[10]

^

Harvard GSE: Para anotações, baixa tecnologia geralmente é a melhor

[ 11]

^

O Atlântico: como se tornar um anotador magistral: 8 lições de pesquisa

[12]

^

Virgin: tome nota, é hora de fazer anotações

[13]

^

Fortune: Sheryl Sandberg: a história real