Definir prazos pode levar você a trabalhar mais, mas não de maneira mais inteligente
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Definir prazos pode levar você a trabalhar mais, mas não de maneira mais inteligente

Ao começar seu dia de trabalho, você pode dar boas-vindas às tarefas que surgem para preencher seu tempo. O trabalho chega até você sem rima ou razão, mas você o faz. Você aborda as coisas como elas vêm e entrega tudo dentro do prazo.

Pode parecer que você tem sucesso porque entrega seu trabalho no prazo. O problema é que você não sabe como planejar com eficácia um dia de trabalho.

A maioria das pessoas vive e morre dentro dos prazos

O tempo é um fator importante a se considerar quando você está completando tarefas. Muitos de nós perseguimos prazos ou executamos as tarefas mais fáceis primeiro para sentir uma sensação de realização. Às vezes, gastamos muito tempo em algumas tarefas e nos esforçamos para fazer todo o resto.

Você pode ter 10 horas de trabalho em um determinado dia, e é seu trabalho para fazer tanto trabalho quanto possível nesse tempo. É fácil trabalhar o dia todo e realizar muito pouco.

Você precisa ser intencional quanto às prioridades. Se você se preocupa apenas em preencher os horários e cumprir prazos, pode negligenciar tarefas mais importantes e de alto valor.

Mas viver dentro dos prazos lhe traz problemas

Humanos são péssimos em adivinhar quanto tempo leva para concluir projetos. Adivinhar é ainda mais desafiador quando estamos desenvolvendo algo novo. Não somos máquinas e nossos resultados do dia-a-dia não tendem a se encaixar em algoritmos organizados. Quando estimamos a data de conclusão de um projeto, não levamos em consideração o trabalho não relacionado ao projeto que surge em nossos cronogramas. Aqueles e-mails, reuniões e compromissos de membros da equipe que surgem no último minuto custam tempo.

Freqüentemente, associamos datas e dias a certas emoções. Por exemplo, você se considera tão produtivo na sexta-feira à tarde quanto na terça? A estimativa relativa de quando você completará uma tarefa não leva em consideração como os sentimentos afetam o trabalho.

Para completar, você pode dar a mesma tarefa a várias equipes e todos eles vão concluí-los em um período de tempo ligeiramente diferente. Sua velocidade na parada de trabalho, calculada em pontos, irá variar junto com seu período de tempo. Definir tempos arbitrários para finalizar o trabalho torna impossível usar a velocidade como um argumento de venda na eficácia de sua equipe, a menos que ela tenha um desempenho significativamente melhor do que seus concorrentes.

Como fazer suposições mais precisas

Em vez de confiar em prazos e datas para se manter produtivo, você pode adotar uma abordagem mais objetiva. A técnica de gerenciamento conhecida como scrum pode ajudá-lo a fazer isso. No livro Scrum: a arte de fazer duas vezes o trabalho na metade do tempo, a técnica Scrum permite que você produza melhores estimativas para cronogramas de planejamento usando um sistema de pontos em vez de unidades de tempo.

Quando você está trabalhando para resolver problemas complexos, geralmente há várias equipes envolvidas. É impossível adivinhar quanto tempo levará para concluir um projeto por conta própria ou comunicar as necessidades de sua equipe a outros grupos. Sua função em um projeto pode exigir pouco esforço, mas as equipes ao seu redor podem ter que despender um esforço considerável por sua parte. Você precisa da contribuição de cada equipe envolvida para chegar a uma estimativa razoável.

Use os pontos da história

As equipes mais produtivas deixaram de definir prazos para decidir quanto tempo as tarefas levarão com base em um processo conhecido como scrum ou estimativa ágil. Eles usam pontos da história (a entrada de várias equipes envolvidas) para entender a dificuldade relativa de cada tarefa. [1]

Os trabalhadores avaliam o grau de dificuldade usando uma sequência de Fibonacci: 0, 0,5, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20. Essa abstração leva a equipe a tomam decisões mais difíceis em relação à dificuldade do trabalho.

Eles atribuem um valor numérico à sua respectiva parte e jogam "pôquer de planejamento". No planejamento do pôquer, os trabalhadores apresentam um número que eles acham que representa o nível de dificuldade daquele projeto.

Certifique-se de que todos estejam na mesma página

Quando todas as partes concordam sobre os números em planejando pôquer, eles sabem que estão todos na mesma página sobre a linha do tempo. Se os números forem diferentes, as equipes devem discutir como todos alcançaram seus números.

Às vezes, não temos ideia dos obstáculos que outras equipes enfrentam. Este método abre um diálogo sobre o que será necessário para realizar um projeto. Opiniões divergentes sobre a dificuldade de um projeto podem determinar se todos estão trabalhando na mesma escala.

Não complique os pontos

É melhor definir um limite máximo de 20 pontos de história quando você está tentando tornar um projeto menos complicado. Qualquer coisa maior do que isso precisa ser dividido em etapas menores que podem ser atingidas. Dividir as tarefas em etapas menores evita que as equipes fiquem sobrecarregadas.

Retrospectiva é 20/20

Quando estiver tentando dar uma estimativa precisa de quanto tempo um projeto levará, não se esqueça de pensar na experiência anterior. Se você fez trabalhos semelhantes, considere quanto tempo eles demoraram para serem concluídos e quais armadilhas você enfrentou. Pense no número de pontos da história que custam aspectos específicos.

Quanto mais dados você puder consultar, mais perto estará de fazer uma estimativa precisa. Além disso, você pode ser capaz de melhorar os métodos anteriores para concluir seu trabalho com mais eficiência.

Pare de ser um escravo do deadline

Definindo um prazo com base em quanto tempo você pensa a tarefa pode levar você a se atrapalhar ou virar em um trabalho abaixo do padrão. Não há razão para trabalhar mais quando você poderia estar trabalhando de maneira mais inteligente.

Ao pensar em seu trabalho no sistema abstrato de pontos da história em vez de no tempo, você será capaz de comunicar suas necessidades e compreender as necessidades de outros com muito mais clareza. Você saberá quando precisará dividir as tarefas em etapas menores e terá uma maneira mais eficiente de pensar sobre as experiências anteriores com projetos semelhantes.

Para saber mais sobre como planejar seu próximo projeto com eficácia, leia Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo.

Referência

[1]

^

Atlassian: os segredos por trás dos pontos da história e da estimativa ágil