Gerenciamento de e-mail 101: Como ser produtivo e eficiente com e-mails
Produtividade

Gerenciamento de e-mail 101: Como ser produtivo e eficiente com e-mails

Você é uma daquelas pessoas que vê o e-mail como um aborrecimento e não uma ferramenta de produtividade? Você vê o e-mail como uma barreira para fazer as coisas? Então você certamente não está sozinho. Milhões de pessoas passaram a odiar o e-mail porque ele se acumula em um fluxo interminável de mensagens, bipes e alertas. Vejo muitas pessoas com o balão de alerta em seu aplicativo de e-mail mostrando quatro dígitos. Essas pessoas simplesmente desistiram do e-mail e respondem apenas aos e-mails que recebem de seus chefes ou dos clientes mais importantes. Em vez disso, eles estão se voltando para outras ferramentas de comunicação, como Slack e Twist, e descobrindo rapidamente que, em vez de resolver seus problemas, esses aplicativos apenas exasperam o

Por que as pessoas param de usar e-mail

O problema de a maioria das pessoas é que não aprenderam a gerenciar seu e-mail ou, se sabem como gerenciar seu e-mail, não praticam esses métodos de gerenciamento diariamente. E, como qualquer outra coisa, se você não o está gerenciando, logo se transforma em uma bagunça incontrolável.

Ainda assim, o e-mail nunca deve ser visto dessa forma. Email é simplesmente a melhor tecnologia de comunicação criada nos últimos quarenta anos ou mais. Isso nos permite comunicar facilmente com pessoas do outro lado do mundo, é em tempo real e nos deu a oportunidade de poder trabalhar de qualquer lugar a qualquer hora. E-mail é possivelmente a melhor ferramenta de produtividade que existe.

Como usar e-mails para se tornar mais produtivo novamente

Então, no espírito de trazer o e-mail de volta à sua vida como uma produtividade fundamental ferramenta que você adora usar, aqui estão cinco dicas para fazer o e-mail funcionar para você.

1. Trate sua caixa de entrada como um ponto de coleta

Sua caixa de entrada não é uma caixa de armazenamento. Sua caixa de entrada é um local onde novos e-mails são coletados e processados. Nos dias anteriores ao e-mail, quando recebíamos correspondência, não olhávamos apenas o envelope, decidíamos que não era importante e o guardávamos na caixa de correio. Nós o mudamos para algum lugar. A nossa secretária, o caixote do lixo ou a manta para tratar mais tarde. Se você tivesse colocado a correspondência de volta em sua caixa de correio, o carteiro teria pensado que você era estranho. Portanto, não faça isso com e-mail. Quando um e-mail chegar, decida o que precisa ser feito com ele e mova-o para o local apropriado. Com o tempo, você ficará melhor em tomar essas decisões e logo descobrirá que lidar com o e-mail é muito fácil.

2. Configure algumas pastas básicas

Os e-mails que recebemos todos os dias se enquadram em algumas categorias muito claras. Existem e-mails que exigem que você faça algo, e-mails contendo informações que não exigem nenhuma ação sua, exceto apenas lê-los em algum momento, e e-mails de atualização que contêm informações que você precisa saber, mas não precisa de nenhuma ação sua. Portanto, as únicas pastas de que você precisa são: “Action Today”, “Reference” e “Archive”. É isso aí. Apenas três pastas e você terá um lugar para colocar todos os seus e-mails e manter sua caixa de entrada limpa.

3. Processe-os em vez de apenas verificar

Problemas com caixas de entrada de e-mail aumentam quando você "verifica" o e-mail e não o processa. Verificar e-mail é onde a maioria dos problemas se acumulam. Se você olhar para um e-mail em sua caixa de entrada e não fizer nada com ele, seus problemas de e-mail aumentarão rapidamente. Em vez disso, quando você entrar em sua caixa de entrada, tome uma decisão em cada e-mail sobre o que é e mova-o para a pasta certa. Se você precisar fazer algo com ele, faça imediatamente e arquive o e-mail ou, se não tiver tempo, mova-o para a pasta Action Today. Leva apenas um ou dois segundos para mover um e-mail, então adquira o hábito agora. Verificar e-mail significa que você está vendo um e-mail e não está tomando decisões sobre ele. Isso é uma grande perda de tempo. Olhe para o e-mail uma vez, decida o que precisa ser feito para removê-lo de sua caixa de entrada e faça isso.

4. Configure uma conta de e-mail separada para compras e promoções online

Parte do motivo pelo qual recebemos tantos e-mails é que alegremente fornecemos nosso endereço de e-mail a qualquer pessoa que o peça. Você não daria seu endereço residencial particular a nenhum estranho que o perguntasse, então por que tantas pessoas dão seus endereços de e-mail tão prontamente? Em vez disso, configure uma conta de webmail com Gmail, Outlook ou outra empresa e use-a para suas compras online, assinaturas e outras coisas que exijam um endereço de e-mail.

Não coloque isso endereço de e-mail em seu aplicativo de e-mail. Tenho um endereço de email que só acesso pela web. Ele não está conectado ao aplicativo de e-mail do meu telefone, nem ao aplicativo de e-mail do meu computador. Se eu quiser ver o que está lá, eu entro pela web e verifico. A única vez que realmente o verifico é quando estou esperando uma entrega e uma vez por semana para ler os boletins que assino. Para muitas pessoas, esse único truque remove 50% dos e-mails que chegam em suas caixas de entrada todos os dias.

5. Escreva para o leitor, não para você

Uma razão pela qual tantas pessoas estão constantemente verificando e-mails é que estão esperando por uma resposta a um e-mail. Se você deseja uma resposta rápida, deve tornar mais fácil para o destinatário responder com as informações corretas. A estrutura para obter informações rapidamente é “o quê e por quê”. Ao escrever seu e-mail, comece com o que deseja - “Oi Nicola, você poderia me enviar uma cópia dos números de vendas do último trimestre?” - e, se necessário, no próximo parágrafo diga por quê - “Precisamos finalizar as contas do terceiro trimestre antes do final do mês…” - O que isso faz é permitir que o receptor veja exatamente o que você deseja da tela de notificação e pode tomar rapidamente uma decisão sobre como responder a você. Se você começar seu e-mail com um preâmbulo sobre como você teve um fim de semana bom, e quando espera ver o destinatário, seu e-mail estará no final da lista de prioridades do destinatário. Lembre-se: o que você quer? E por que você quer isso?

Ao adotar essas cinco dicas simples, sua relação com o e-mail mudará para sempre. Você vai parar de odiar e-mails rapidamente e seu caso de amor florescerá novamente. O e-mail se tornará uma fonte de produtividade e energia. Você saberá o que precisa ser feito e nunca mais perderá um e-mail importante.

O e-mail não é o problema, o problema é como gerenciamos o e-mail. Seguindo algumas etapas simples para organizar nosso e-mail, podemos nos concentrar menos em criar uma montanha de e-mail e mais nas alegrias e maravilhas do e-mail.