Quer ficar sem papel? Evite estes 4 grandes erros
Produtividade

Quer ficar sem papel? Evite estes 4 grandes erros

Resolveu deixar de usar o papel, mas quer fazer isso da maneira mais inteligente? Neste artigo, abordaremos 4 grandes erros que você pode estar cometendo em sua busca para não usar papel.

Erro nº 1 - Não interromper o fluxo de papel para você

  • Você ainda está recebendo revistas em papel? Cancele essas assinaturas agora: com que frequência elas simplesmente ficam sentadas e empilhando antes de você ter a chance de lê-las?
    • Se você adora revistas e precisa de uma alternativa digital, experimente o aplicativo Next Issue.
  • Inscreva-se para faturamento sem papel e evite que muitos itens de papel sejam enviados para sua caixa de correio.
  • Cancele a assinatura de correspondências indesejadas da maneira mais fácil: use um aplicativo como o Paper Karma para tirar uma foto dos endereços de e de nas correspondências e eles cuidarão do resto.

Erro # 2 - Deixando o papel se empilhar

Para ter sucesso ao deixar de usar o papel, você precisa impedir que o papel se empilhe ao seu redor.

  • Manuseie o papel quando você traz para dentro de casa:
    • Recicle ou jogue fora a correspondência ou avisos de que você não precisa. Certifique-se de usar o Paper Karma para impedir que o próximo item dessa empresa apareça na sua porta.
    • Designe um local para todos os papéis que precisam ser manuseados, por exemplo, Se você tem uma conta que precisa pagar, pode colocá-la em um compartimento designado para contas.
    • Não se esqueça de se inscrever para cobrança sem papel para contas recorrentes.
    • Quaisquer papéis que precisem ser arquivados devem ser digitalizados imediatamente e, em seguida, destruídos ou reciclados.
    • Se você precisar manter o documento original por algum motivo, digitalize-o primeiro e depois arquive em um local seguro.
    • Geralmente mantenho recibos que podem ser necessários para devoluções em um arquivo para o ano fiscal em curso.
    • Recibos de itens pequenos são destruídos depois de alguns meses, a menos que sejam necessários para impostos para fins.
    • Recibos de grandes ingressos devem ser arquivados até que você não tenha mais o item.
  • Mais empresas e fornecedores agora permitem recibos sem papel, o que realmente nos ajudará a eliminá-los.
    • Encaminhe todos os recibos que tiver para a pasta de recibos do Evernote e marque com a data, empresa e item (se apropriado).
  • Peça à família e amigos para enviar e-mails ou cartões eletrônicos, em vez do que cartões de papel. Confira AmericanGreetings.com ou Apps como o Red Stamp para enviar lindos cartões digitais.

Erro nº 3 - Digitalização incorreta ao tentar não usar papel

Eu conheço um senhor que passou horas e horas digitalizando todos os seus documentos em seu esforço para ficar sem papel. Achei isso ótimo até que sua esposa me contou os detalhes de como ele os escaneou. Por favor, não repita esses erros em sua busca sem papel:

  • Digitalizando documentos não relacionados em um grande pedaço. Claro que pode tornar a digitalização mais rápida, mas você tem grandes arquivos .pdf de papéis que não estão relacionados e não podem ser arquivados eletronicamente de uma forma significativa.
  • Salvando seus documentos digitalizados em qualquer local antigo do seu disco dirigir.
  • Não ter um sistema para poder localizar os documentos que você escaneia.

A esposa deste cavalheiro não tinha ideia de onde encontrar nada que ele escaneou. Ela disse que agora era muito mais difícil encontrar qualquer coisa e sempre tinha que pedir a ele para tentar localizar um documento. Não houve melhorias de produtividade decorrentes deste projeto.

Evite esses erros de digitalização digitalizando como papéis juntos e mantendo um bom sistema de arquivamento eletrônico para poder localizar os documentos salvos . Eu uso o Evernote para fazer o último, replicando meu sistema de arquivamento no Evernote por meio de Notebooks e tags. A pesquisa no Evernote é exemplar e permite ao usuário pesquisar facilmente em um documento as palavras-chave de que precisam para identificá-lo. Especialmente útil é o recurso de pesquisa de PDF do Evernote Pro, que é uma obrigação para qualquer pessoa que queira ficar sem papel.

Erro nº 4: não ter um sistema de backup instalado

Quer seus documentos digitalizados sejam no seu disco rígido ou na nuvem, certifique-se de ter um backup. Eu recomendo pelo menos um conjunto localmente e um na nuvem.

Você já começou sua busca sem papel? Em caso afirmativo, compartilhe suas melhores dicas para eliminar o papel nos comentários abaixo. Conte-nos também como essas dicas o ajudam em sua jornada.