Reuniões, @ & !! $ * @ Reuniões!
Vida

Reuniões, @ & !! $ * @ Reuniões!

Na lista de atividades que desperdiçam tempo e causam frustração inútil no trabalho, as reuniões estão no topo, logo abaixo das avaliações de desempenho e preparação de orçamentos.

Aí está você, preso em uma reunião da qual não quer comparecer, pensando em todo o trabalho amontoado em sua mesa, enquanto ouve meio que alguém falando monotonamente sobre um assunto que você não tem interesse in. Quando a reunião finalmente termina, menos da metade da agenda foi concluída e todos pegam seus calendários para marcar mais um horário de encontro.

Pior ainda, muitas reuniões parecem nunca resultar em nenhuma decisão clara, deixando você se perguntando por que as pessoas se reuniram em primeiro lugar. Algumas pessoas passam a maior parte do dia normal de trabalho em reuniões de um tipo ou de outro. O único tempo disponível para fazer seu próprio trabalho é muito cedo pela manhã, antes do agendamento da primeira reunião, ou tarde da noite, quando eles deveriam estar relaxando em casa.

Por que as organizações permitem tal perda contínua de tempo e energia? A primeira razão, acredito, é simples: desconfiança galopante.

  • Os principais executivos não confiam que seus subordinados sejam competentes o suficiente para assumir o controle total de projetos importantes. Portanto, eles exigem que envolvam outras pessoas em suas decisões, acreditando que isso os protegerá contra erros caros.
  • Colegas poderosos não confiam uns nos outros para não prejudicar sua posição de alguma forma, então eles insistem em ser “Mantido informado” antes da tomada de decisões - geralmente exigindo que uma reunião seja realizada e, em seguida, enviando um subordinado que pode impedir o progresso indesejado e relatar atividades suspeitas.
  • Os departamentos confiam ainda menos em outros departamentos. Mesmo resultado, vezes dez.
  • As pessoas em geral não confiam nos outros para não dizerem algo ruim sobre elas pelas costas, então elas querem estar lá para se defender. (É uma perda de tempo. As pessoas sempre vão falar mal de você, se quiserem. Elas simplesmente encontram outra ocasião quando você não está lá.)
  • Os auditores não confiam em ninguém (exceto eles próprios) com dinheiro, portanto, exigem que as decisões sobre as despesas sejam tomadas em um comitê, onde outros estão sempre observando - muitas vezes com inveja. (Não funcionou muito bem em casos recentes de corrupção corporativa de alto nível, não é? E os auditores não estavam envolvidos nessas travessuras também?)
  • Sempre foi assim. Ninguém quer correr o risco de fazer as coisas de maneira diferente, porque eles sabem que há uma área em que podem confiar nos outros sem questionar: jogar toda a culpa sobre eles se algo der errado.

A razão secundária é menos negativa: a crença de que muitas cabeças são sempre melhores do que uma.

Isso tem alguma verdade quando se trata de gerar ideias. Se o objetivo é fazer algo, muitas cabeças quase sempre retardam as coisas. É incrível como um grupo de pessoas pode facilmente encontrar atrasos e problemas se colocarem suas mentes coletivas nisso.

Então há uma busca por consenso: aquele conceito sobrecarregado que parece produzir decisões para a satisfação de todos; embora geralmente assegure que a única decisão possível é aquela que não ofende ninguém - porque é inofensiva, convencional e improvável que funcione de qualquer maneira. É bom ter consenso, mas raramente é essencial. Se a ação proposta for nova e desconhecida, é improvável que um consenso seja possível com antecedência.

Muitas reuniões podem ser inevitáveis, mas veja como evitar aumentar a praga das reuniões:

  • Existem apenas três motivos genuínos para uma reunião:
  1. Você deseja reunir ideias e pensamentos dos presentes.
  2. As pessoas se preocupam com algum assunto e você está pronto para respondê-las pessoalmente e imediatamente.
  3. Um grupo de pessoas deseja se reunir para comemorar um sucesso ou apoiar umas às outras na adversidade.
  • Se você tiver qualquer outro motivo para fazer uma reunião, escolha uma forma mais adequada de se comunicar. Por exemplo, a simples transmissão de informações costuma ser mais bem tratada por meio de memorando, e-mail ou algum outro documento. Se você não puder - ou não quiser - responder às perguntas imediatamente, reúna as perguntas por entrevista, por escrito ou por telefone e responda somente quando estiver pronto.

Se algum destes estiver seus verdadeiros motivos para fazer uma reunião, cancele-a imediatamente:

  • Você sempre tem uma. (Agora é a hora de parar.)
  • Você acha que as pessoas gostam de fazer reuniões. (Desculpe. Eles não.)
  • É uma boa maneira de definir prioridades e motivar todos. (Não é.)
  • Constrói o espírito de equipe. (Isso não acontece.)

As reuniões podem ser úteis, mas apenas se forem realizadas por bons motivos (veja acima), forem bem gerenciadas e não durarem um segundo a mais do que o absolutamente necessário. Em qualquer outra circunstância, é mais provável que sejam uma praga no dia de todos. Desista deles. Todos vão agradecer, exceto os poucos que gostam de interferir no trabalho de outras pessoas como desculpa para não seguir em frente com o seu.

P.S. Órgãos públicos e acadêmicos são ainda piores. Apenas um órgão público poderia inventar o Comitê Diretor, para supervisionar o Grupo de Trabalho, que discute os eventuais relatórios de um ou mais Grupos de Estudo, que primeiro recebem contribuições de uma série de subcomitês, que baseiam suas conclusões em relatórios de especialistas quase nenhum dos membros entendem perfeitamente de qualquer maneira.

Adrian Savage é um inglês e executivo de negócios aposentado que mora em Tucson, Arizona. Você pode ler seus pensamentos sérios quase todos os dias no Slow Leadership, o site para quem deseja trazer de volta o sabor, o entusiasmo e a satisfação da liderança; e os mais loucos dele no The Coyote Within.